Spaces organisieren
Wie du deine Spaces in VAULO sinnvoll strukturierst – mit Beispielen aus der Praxis.
Spaces sind die höchste Organisationsebene in VAULO. Unterhalb eines Space liegen Ordner, darunter Dateien:
Space → Ordner → Datei
Wie du deine Spaces aufteilst, hängt davon ab, wie dein Unternehmen aufgestellt ist. Es gibt kein universell richtiges Modell – aber es gibt bewährte Muster, die sich in der Praxis bewährt haben.
Plane deine Space-Struktur einmal sorgfältig durch, bevor du anfängst Inhalte hochzuladen. Eine spätere Umstrukturierung ist zwar möglich, aber aufwändig.
Modell 1 – Nach Abteilung
Jede Abteilung bekommt ihren eigenen Space.
Wann sinnvoll: Unternehmen mit klar getrennten Teams, die jeweils für ihre eigenen Medien verantwortlich sind.
Beispiel:
Marketing
HR
Sales
Produkt
ITVorteil: Teams arbeiten unabhängig voneinander. Zugriffsrechte lassen sich pro Space sauber regeln – das Marketing-Team sieht nicht automatisch die HR-Unterlagen.
Modell 2 – Nach Region oder Land
Jedes Land oder jede Region bekommt einen eigenen Space.
Wann sinnvoll: Internationale Unternehmen, deren Teams in verschiedenen Märkten mit lokalisierten Inhalten arbeiten.
Beispiel:
Deutschland
United Kingdom
Frankreich
USAVorteil: Regionale Teams haben volle Kontrolle über ihren Bereich. Lokale Varianten von Kampagnen oder Produktfotos bleiben klar getrennt.
Modell 3 – Nach Marke oder Produktlinie
Jede Marke oder Produktfamilie bekommt einen eigenen Space.
Wann sinnvoll: Unternehmen mit mehreren Marken, Tochtergesellschaften oder klar abgrenzbaren Produktlinien.
Beispiel:
Marke A
Marke B
EigenmarkeVorteil: Brand Assets bleiben sauber voneinander getrennt. Ideal, wenn externe Agenturen nur für eine bestimmte Marke Zugriff bekommen sollen.
Modell 4 – Nach Kunde (Agenturen & Dienstleister)
Jeder Kunde bekommt seinen eigenen Space.
Wann sinnvoll: Agenturen, die für mehrere Kunden Medien verwalten und klare Datentrennung brauchen.
Beispiel:
Kunde A
Kunde B
Kunde C
Interne RessourcenVorteil: Kunden können bei Bedarf direkten Zugriff auf ihren eigenen Space erhalten, ohne andere Kundendaten zu sehen.
Modell 5 – Nach Projekt oder Event
Jedes Projekt oder jede Veranstaltung bekommt einen eigenen Space.
Wann sinnvoll: Projektbasierte Unternehmen, Event-Veranstalter oder für zeitlich begrenzte Kampagnen.
Beispiel:
Messe München 2025
Produktlaunch Frühjahr
Kampagne Sommer 2025Vorteil: Nach Projektabschluss kann der Space archiviert oder gelöscht werden. Übersichtlich, solange die Anzahl der laufenden Projekte überschaubar ist.
Modell 6 – Hybrid
Kombination aus zwei Dimensionen, z. B. Abteilung + Region.
Wann sinnvoll: Große Unternehmen, bei denen eine einzige Dimension nicht ausreicht.
Beispiel:
Marketing_DE
Marketing_UK
Sales_DE
Sales_UKHybrid-Modelle wachsen schnell und können unübersichtlich werden. Sinnvoll nur, wenn beide Dimensionen wirklich unterschiedliche Teams oder Zugriffsrechte erfordern.