Data Studio: Metadaten deiner Organisation konfigurieren

Data Studio ist standardmäßig für deine Organisation aktiv und der zentrale Ort, an dem du alle Metadaten-Themen konfigurierst – von eigenen Feldern über Gruppen bis hin zu Pflichtfeldern und Import-Formaten. Du findest es unter Einstellungen → Add-Ons → Data Studio.

Das Add-on gliedert sich in mehrere Reiter, die in diesem Artikel der Reihe nach erklärt werden:

Benutzerdefinierte Metadaten

Im ersten Reiter verwaltest du alle Metadatenfelder deiner Organisation – sowohl die von dir selbst angelegten als auch die mitgelieferten Standardfelder. Über den Button Feld hinzufügen öffnet sich der Dialog Metadatenfeld hinzufügen, in dem du Feldtyp, Name und weitere Eigenschaften des neuen Felds festlegst.

Im selben Reiter kannst du außerdem organisationsweite Feld-Aliase vergeben: Damit ersetzt du die Standard-Bezeichnung eines Feldes (egal ob Standardfeld oder eigenes Feld) durch einen eigenen Anzeigenamen. Dieser Alias gilt überall in VAULO – unter anderem in Filtern, bei den Pflichtfeldern, in den Import-Bundle-Zuordnungen und in den Metadaten-Abschnitten der Datei-Detailansicht.

Metadaten-Gruppen

Im Reiter Metadaten-Gruppen fasst du mehrere Metadatenfelder zu einem gemeinsam angezeigten Block zusammen – zum Beispiel, um zusammengehörige Felder in der Datei-Detailansicht unter einer eigenen Überschrift zu bündeln. Über den Button in diesem Reiter öffnet sich der Dialog Metadatengruppe erstellen, in dem du der Gruppe einen Namen gibst und die enthaltenen Felder auswählst.

Pflichtfelder

Der Reiter Pflichtfelder besteht aus zwei Bereichen:

• Pflichtfelder festlegen – über eine durchsuchbare Feldauswahl bestimmst du, welche Metadatenfelder beim Hochladen einer Datei zwingend ausgefüllt werden müssen.
• Pflichtfeld AI-Assistent – schlägt mithilfe von VisionAI automatisch Werte für fehlende Pflichtfelder vor. Ist VisionAI in deiner Organisation nicht abonniert, zeigt dieser Bereich stattdessen einen Upsell-Hinweis mit den Buttons VisionAI freischalten bzw. VisionAI erwerben.

Die festgelegten Pflichtfelder lassen sich per Drag & Drop sortieren. Die von dir gewählte Reihenfolge wird gespeichert und bestimmt, in welcher Reihenfolge die Felder später im Pflichtfelder ausfüllen-Dialog erscheinen – also genau dort, wo Nutzer:innen beim Hochladen fehlende Pflichtangaben nachtragen. Über eine sinnvolle Sortierung (z. B. wichtigste oder am häufigsten benötigte Felder zuerst) kannst du diesen Nachtrag-Dialog also gezielt an deinen Upload-Workflow anpassen.

Asset-IDs

Im Reiter Asset-IDs gibst du jeder Datei deiner Organisation eine kurze, sprechbare Kennung – zum Beispiel 000042 oder 260901-F4KRM. Eine solche Asset-ID lässt sich in eine Rechnung schreiben, am Telefon durchgeben und in die Suche eintippen, was ein Dateiname und erst recht eine interne ID nicht leisten.

Du wählst dort das Format, startest die Vergabe und findest die Kennung anschließend in der Datei-Detailansicht, auf den Dateikarten, in der Sortierung und in der Suche wieder.

Import-Bundles

Im Reiter Import-Bundles konfigurierst du ZIP+XML-Sidecar-Formate für den Metadaten-Import: Ein Import-Bundle legt fest, welche XML-Datei innerhalb eines ZIP-Archivs die Metadaten enthält und wie deren Felder auf VAULO-Felder abgebildet werden.

Für einzelne Feld-Zuordnungen stehen dir dabei zwei zusätzliche Einstellungen zur Verfügung:

• Trennzeichen für Keywords – bei Zuordnungen auf ein Keyword-Feld wählst du per Mehrfachauswahl aus, welche Zeichen (z. B. Komma, Semikolon, Leerzeichen oder ein eigenes Zeichen) eine einzelne Zeichenkette beim Import in mehrere Keywords aufteilen. So lassen sich auch uneinheitlich formatierte Quelldaten sauber in einzelne Keywords zerlegen.
• Dezimaltrennzeichen – bei Zuordnungen auf ein Zahlenfeld legst du fest, ob Werte in den Quelldaten mit Punkt oder Komma als Dezimaltrennzeichen geschrieben sind, damit sie beim Import korrekt als Zahl interpretiert werden.

Um ein Import-Bundle vorab zu testen, ohne gleich Dateien zu importieren, nutzt du den Bereich Beispiel-ZIP ablegen (nur Vorschläge): Legst du hier eine Beispiel-ZIP-Datei ab, schlägt VAULO passende Feld-Zuordnungen vor – die Datei selbst wird dabei nicht importiert.

Verstöße

Der Reiter Verstöße ist noch keine aktive Funktion. Er zeigt aktuell nur einen Platzhalter mit dem Badge „Demnächst verfügbar": Hier soll künftig ein Bericht erscheinen, der dir anzeigt, welche Dateien Pflicht-Metadaten fehlen.