Anmeldung für Gäste
Wie sich Personen, mit denen du über VisitorHub teilst, anmelden und registrieren.
Ist eine Freigabe mit VisitorHub geschützt, sehen externe Betrachter beim Öffnen des Links zunächst eine Anmeldemaske, bevor sie die Inhalte zu sehen bekommen. Die verfügbaren Methoden und Texte legst du im Portal unter Authentifizierung und Einstellungen fest.
Der Anmeldevorgang
E-Mail-Adresse eingeben. Die Person gibt ihre E-Mail-Adresse ein und bestätigt.
Anmeldemethode wählen. Je nachdem, welche Methoden du im Portal aktiviert hast, stehen bis zu drei Optionen zur Auswahl: ein Anmelde-Link per E-Mail (Magic-Link), die Anmeldung mit Passwort oder ein Code per E-Mail.
Anmelden. Je nach gewählter Methode:
- Passwort: Die Person gibt ihr Passwort ein oder setzt es über „Passwort vergessen?“ zurück.
- Code per E-Mail: Die Person gibt den 6-stelligen Code ein, den sie per E-Mail erhalten hat.
- Magic-Link: Die Person klickt auf den Link in der E-Mail. Öffnet sie ihn im selben Browser, in dem sie den Link angefordert hat, wird sie automatisch angemeldet. Auf einem anderen Gerät oder in einem anderen Browser muss sie die Anmeldung noch mit einem Klick bestätigen – das verhindert, dass der Link bereits durch das bloße Öffnen (z. B. durch einen automatischen E-Mail-Scanner) verbraucht wird.
Optional: Nutzungsbedingungen akzeptieren. Verlangst du dies für Neuregistrierungen, muss die Person zunächst zustimmen, bevor sie fortfahren kann.
Optional: Zugriffsanfrage bestätigen. Steht die Selbstregistrierung im Portal auf manuelle Freigabe, sendet die Person stattdessen eine Zugriffsanfrage und sieht danach den Hinweis „Wir prüfen deine Anfrage“ – erst nach deiner Freigabe erhält sie Zugriff.
Ein Magic-Link lässt sich nur einmal einlösen und läuft nach einer von dir festgelegten Zeit ab (im Regelfall 24 Stunden). Ist er abgelaufen oder bereits verwendet, muss die Person einen neuen Link anfordern.
Nach der Anmeldung
Nach erfolgreicher Anmeldung schaltet VAULO für diese Person die Bereiche Meine Freigaben und Mein Konto frei:
- Meine Freigaben – alle Inhalte, die an sie oder ihre Gruppen verteilt wurden
- Mein Konto – persönliche Einstellungen des VisitorHub-Kontos (nicht deine VAULO-Organisation)
Ohne passende Verteilung kann die Liste leer sein, obwohl die Anmeldung geklappt hat.
Registrierungsmodi (Admin-Seite)
Ob und wie sich neue Personen selbst registrieren können, legst du im Bereich Einstellungen des Portals fest:
| Modus | Für den Gast |
|---|---|
| Automatisch freigeben | Unbekannte E-Mails erhalten sofort Zugang |
| Manuelle Freigabe | Anfrage wird gesendet; Status „Wir prüfen deine Anfrage“ bis du freigibst |
| Deaktiviert | Kein Selbst-Signup; nur vorab angelegte Benutzer |
Bei manueller Freigabe bearbeitest du Anfragen im Reiter Registrierungsanfragen (freigeben, ablehnen, abgelehnte anzeigen).
Verlangst du die Zustimmung zu Nutzungsbedingungen, kannst du dafür einen rechtlichen Inhalt aus dem Legal Hub hinterlegen.
Tipps für reibungslose Anmeldung
- Schalte nur die Methoden ein, die deine Zielgruppe wirklich nutzt
- Bei Presse: Magic-Link oder Code sind oft besser als Passwort
- Weist du Gruppen per Domain-Regel zu (
@verlag.de), landen passende Adressen automatisch in der richtigen Gruppe - Custom SMTP und eigene E-Mail-Vorlagen erhöhen die Zustellrate und Vertrauen (Absender deiner Domain)