Asset-IDs: Kurze Kennungen zum Zitieren deiner Dateien

Gib jeder Datei eine kurze, sprechbare Kennung – eindeutig innerhalb deiner Organisation. Format wählen, vergeben und die Asset-ID überall in VAULO wiederfinden.

Ein Dateiname ist kein Bezeichner: Produktfoto_final_2.jpg gibt es in vier Ordnern, und die interne ID einer Datei ist eine lange Zeichenfolge, die niemand vorliest. Asset-IDs schließen diese Lücke – eine kurze Kennung pro Datei, die du in eine E-Mail schreiben, am Telefon durchgeben und in die Suche eintippen kannst.

Asset-IDs sind Teil von Data Studio und damit ohne separates Abo für deine Organisation verfügbar. Du findest die Einstellung unter Einstellungen → Add-Ons → Data Studio → Asset-IDs.

Asset-IDs sind standardmäßig aus. Solange sie nicht aktiviert sind, trägt keine Datei eine Kennung – es geht also nichts verloren, wenn du dich erst später dafür entscheidest.

Wann sich Asset-IDs lohnen

Immer dann, wenn eine Datei außerhalb von VAULO benannt werden muss:

In Rechnungen, Angeboten oder Lieferscheinen, die auf ein konkretes Bild verweisen
Am Telefon oder in einer Sprachnachricht: „Schick mir bitte die 260901-F4KRM"
In Druckfreigaben, Exportlisten und Übergaben an Agenturen
In deinem eigenen Warenwirtschafts- oder Redaktionssystem als Verweis zurück nach VAULO

Die beiden Formate

Beim Aktivieren wählst du ein Format. Beide Karten zeigen dir ein Beispiel, wie die Kennung später aussieht.

Format	Beispiel	Passt, wenn …
Fortlaufende Nummer	`000001`, `000002`, `000003`	… du die kürzeste Kennung zum Vorlesen und Tippen willst. Nachteil: die Nummer verrät, wie viele Dateien du hast.
Datum + Kürzel	`260901-F4KRM`	… du am Datum sofort erkennen willst, wann die Datei entstanden ist – und dein Bestand nach außen nicht ablesbar sein soll.

Die sechsstellige Nummer ist eine Mindestbreite, keine Obergrenze: Ab einer Million Dateien wächst sie einfach auf sieben Stellen.

Das Datum im zweiten Format ist das Erstelldatum der Datei im Format JJMMTT – nicht der Moment, in dem die Kennung vergeben wurde. Eine Datei vom 1. September 2026 bekommt also 260901-…, auch wenn du Asset-IDs erst Monate später aktivierst.

Das Kürzel besteht ausschließlich aus diktiersicheren Zeichen: A F J K M R S V X Y Z 0 1 3 4 5 6 7 8 9. Ähnlich klingende oder aussehende sind absichtlich nicht dabei – kein O neben der 0, kein N neben dem M, keine 2 neben der 3. Deshalb funktioniert das Durchgeben am Telefon auch bei schlechter Verbindung.

Asset-IDs vergeben

Öffne Einstellungen → Add-Ons → Data Studio → Asset-IDs.
Wähle unter Format eine der beiden Karten aus.
Klicke auf Asset-IDs vergeben.
Bestätige im Dialog, indem du confirm eintippst.

Danach startet ein Hintergrundlauf, der jeder vorhandenen Datei deiner Organisation eine Asset-ID gibt. Der Fortschritt wird dir im selben Reiter angezeigt; bei großen Beständen kann der Lauf eine Weile dauern. Du kannst VAULO in der Zwischenzeit normal weiterbenutzen – die Kennungen erscheinen nach und nach an den Dateien.

Ab dann bekommt jede neu hochgeladene Datei automatisch eine Asset-ID, ohne dass du etwas tun musst.

Solange der Lauf aktiv ist, lassen sich Format und Aktivierung nicht ändern. Bricht der Lauf ab, erscheint der Bereich Vergabe abgebrochen mit der Aktion Vergabe fortsetzen: Bereits vergebene Asset-IDs bleiben dabei gültig, die Vergabe macht dort weiter, wo sie stehen geblieben ist.

Wo du die Asset-ID wiederfindest

Ort	Was du dort tust
Datei-Detailansicht → Allgemeines	Die Asset-ID steht als eigenes Feld mit einem Kopier-Button daneben.
Dateikarten	Unter `Darstellung → Erste Zeile` wählst du `Asset-ID`, damit die Kennung statt Name oder Titel auf der Karte steht.
Sortierung	Im Sortier-Dropdown gibt es den Eintrag `Asset-ID`. Bei fortlaufenden Nummern entspricht das der Reihenfolge der Vergabe, beim Datumsformat der Chronologie.
Suche	Tippe die Asset-ID einfach ins Suchfeld. Eine vollständige Kennung im Datumsformat sucht VAULO gezielt als Ganzes – du bekommst also nicht alle Dateien desselben Tages zurück.

Die Optionen Asset-ID bei Erste Zeile und in der Sortierung erscheinen erst, wenn deine Organisation Asset-IDs tatsächlich vergibt – vorher wären sie überall leer. Ist eine Option bereits ausgewählt und du schaltest Asset-IDs ab, bleibt sie sichtbar, damit die Einstellung nicht ohne aktive Auswahl dasteht.

Format nachträglich ändern

Du kannst jederzeit auf das andere Format wechseln – aber es ist kein kleiner Schalter:

Ein Formatwechsel vergibt alle Asset-IDs neu. Jede bereits kommunizierte Kennung – in E-Mails, Exporten, Rechnungen oder im System deines Kunden – passt danach nicht mehr. Wechsle das Format möglichst nur, solange die Kennungen dein Haus noch nicht verlassen haben.

Der Ablauf: Wähle im Reiter die andere Format-Karte aus. VAULO blendet daraufhin einen Warnhinweis mit der Anzahl betroffener Dateien ein und bietet dir Abbrechen und Format ändern an. Erst Format ändern und die getippte Bestätigung starten die Neuvergabe – die Auswahl allein ändert noch nichts.

Asset-IDs deaktivieren

Über Asset-IDs deaktivieren stoppst du die Vergabe. Das ist bewusst harmlos und jederzeit umkehrbar:

Bereits vergebene Asset-IDs bleiben erhalten, bleiben gültig und bleiben auffindbar.
Neu hochgeladene Dateien bekommen keine Kennung mehr.
Schaltest du später wieder ein, setzt die Vergabe auf den fehlenden Dateien auf.

Gut zu wissen

Jede Kennung wird genau einmal vergeben. Löschst du eine Datei, bleibt ihre Asset-ID belegt und wird nicht an eine andere Datei weitergegeben. Eine einmal herausgegebene Kennung zeigt dadurch nie später auf etwas anderes.
Kopien bekommen eine eigene Asset-ID. Duplizierst du eine Datei, erbt die Kopie die Kennung nicht – sonst gäbe es zwei Dateien mit derselben Nummer.
Die Asset-ID ist systemvergeben und nicht editierbar. Sie ist deshalb auch kein Metadatenfeld im Data-Studio-Katalog und taucht nicht in den Pflichtfeldern auf.
Die Kennung gilt pro Organisation. Zwei Organisationen können dieselbe Nummer vergeben, ohne sich in die Quere zu kommen.