Einstellungen
Registrierungsmodus, Nutzungsbedingungen, E-Mail-Vorlagen mit Platzhaltern, Anmeldetexte und Löschen eines VisitorHub-Portals.
Im Reiter Einstellungen steuerst du, was mit unbekannten E-Mail-Adressen passiert, welche Mails rausgehen und welche Texte Gäste auf den Anmeldebildschirmen sehen.
Registrierung
Der Modus bestimmt, wie unbekannte E-Mail-Adressen behandelt werden, wenn jemand einen Magic-Link oder Zugang anfordert:
| Modus | Verhalten |
|---|---|
| Automatisch freigeben | Jede unbekannte E-Mail erhält direkt Zugang (z. B. Magic-Link) |
| Manuelle Freigabe | Es entsteht eine Registrierungsanfrage, die du freigeben oder ablehnen musst; erst danach hat die Person Zugang |
| Deaktiviert | Unbekannte Adressen werden abgewiesen (kein Selbst-Signup); Zugang nur für manuell angelegte / importierte Benutzer |
Bei Manuelle Freigabe erscheint zusätzlich der Reiter Registrierungsanfragen in der Portal-Navigation.
Zustimmung zu Nutzungsbedingungen
Optional schaltest du Zustimmung zu Nutzungsbedingungen verlangen ein und wählst einen veröffentlichten Inhalt aus dem Legal Hub (Kategorie Nutzungsbedingungen). Unbekannte Nutzer müssen vor der Registrierung zustimmen. Ohne ausgewählte Bedingung lässt sich die Option nicht speichern.
E-Mail-Benachrichtigungen
Für jede Mail-Art kannst du Betreff und HTML-Vorlage anpassen. Leer = eingebaute Standard-Vorlage. Platzhalter stehen in doppelt geschweiften Klammern.
Vorlagen im Überblick
| Vorlage | Wann sie gesendet wird |
|---|---|
| Login-Code (OTP) | Einmal-Code per E-Mail |
| Anmelde-Link | Magic-Link zum Anmelden |
| Passwort zurücksetzen | „Passwort vergessen“ |
| Anfrage erhalten | Gast hat eine Registrierungsanfrage gestellt (manuelle Freigabe) |
| Anfrage freigegeben | Admin hat die Anfrage freigegeben (enthält den Magic-Link) |
| Benachrichtigung an Admins | Neue Anfrage – nur wenn Empfänger hinterlegt sind |
Benachrichtigung an Admins
Unter Benachrichtigungs-Empfänger trägst du E-Mail-Adressen ein, die bei neuen Registrierungsanfragen informiert werden.
- Keine Empfänger → die Admin-Benachrichtigung ist deaktiviert (angezeigt als „Keine Empfänger – deaktiviert“)
- Zusätzlich kannst du Betreff und HTML-Vorlage für diese Mail anpassen
Platzhalter-Referenz
Nicht jede Vorlage kennt alle Platzhalter. Typische Werte:
| Platzhalter | Verwendung |
|---|---|
{{email}} | E-Mail der Person |
{{idpName}} | Name des VisitorHub-Portals |
{{otp}} | 6-stelliger Einmal-Code |
{{magicLink}} | URL des Anmelde-/Freigabe-Links |
{{expiresIn}} / {{expiresInMinutes}} | Gültigkeitsdauer |
{{resetUrl}} | Link zum Passwort-Reset |
{{supportEmail}} | Support-Adresse (falls in der Standardvorlage vorgesehen) |
{{requestDate}} | Zeitpunkt der Anfrage (Admin-Mail) |
Unbekannte oder für die Vorlage unpassende Platzhalter bleiben in der Regel unersetzt – prüfe Vorlagen nach dem Speichern mit einem Testversand.
Anmeldebildschirm-Texte
Hier überschreibst du Überschrift, Hilfetext und ggf. Haupttext der einzelnen Schritte. Felder sind mit dem Standardtext vorbelegt:
| Schritt | Wann er erscheint |
|---|---|
| Anmelden (E-Mail-Eingabe) | Start des Logins |
| Anmeldemethode wählen | Mehrere Methoden sind aktiv |
| Passwort eingeben | Methode Passwort |
| Code eingeben | Methode Einmal-Code |
| Neues Passwort vergeben | Passwort setzen / zurücksetzen |
| Nutzungsbedingungen akzeptieren | Zustimmung verlangt und noch offen |
| Anfrage senden? | Manuelle Freigabe, unbekannte E-Mail |
| Anfrage gesendet | Nach Absenden der Anfrage |
| Anmelde-Link gesendet | Nach Anfordern eines Magic-Links |
| Fehler | Fehlermeldung im Flow |
- Ein leeres Feld blendet den Text aus (Überschrift oder Hilfetext).
- Angepasste Schritte sind als Angepasst markiert, unveränderte als Standardtexte.
- Speichern gilt für den gesamten Block der Anmeldetexte.
Gefahrenzone: Portal löschen
Ganz unten findest du die Gefahrenzone.
VisitorHub löschen entfernt das Portal unwiderruflich – inklusive aller Benutzer und Gruppen. Freigaben, die nur über dieses Portal erreichbar waren, sind für die Gäste nicht mehr nutzbar.
Siehe auch
- Authentifizierung – Methoden, Sprache und SMTP
- Registrierungsanfragen – Freigeben und Ablehnen
- Anmeldung für Gäste – was Empfänger erleben