LegalAgent: Benachrichtigung bei Ablauf der Nutzungsdauer
Richte im Legal Hub automatische E-Mail-Benachrichtigungen ein, bevor die Nutzungsdauer einer Datei abläuft, und sieh dir den Versandverlauf an.
LegalAgent ist Teil des Legal Hub und benachrichtigt dich automatisch per E-Mail, bevor die Nutzungsdauer einer Datei abläuft. Die Nutzungsdauer legst du je Datei im Block Nutzungshinweise der Detailansicht fest.
Wo du die Nutzungsdauer einer Datei setzt, ist im Artikel zur Detailansicht beschrieben.
Benachrichtigungen konfigurieren
Öffne den Legal Hub (Waffelmenü) → Einstellungen → Bereich LegalAgent.
Trage unter Benachrichtigungs-Adressen eine oder mehrere E-Mail-Adressen ein, an die der Bericht gesendet werden soll.
Lege unter Tage im Voraus fest, wie viele Tage vor Ablauf der Nutzungsdauer benachrichtigt werden soll (Standard: 30 Tage).
Klicke auf Speichern.
Sobald mindestens eine Adresse hinterlegt ist, prüft VAULO regelmäßig, welche Dateien innerhalb des konfigurierten Zeitraums ablaufen, und verschickt einen Sammelbericht an alle hinterlegten Adressen.
Über Deaktivieren entfernst du die Konfiguration vollständig – anschließend werden keine weiteren Benachrichtigungen mehr versendet.
Versandverlauf
Im Bereich Verlauf siehst du alle bisher versendeten Berichte, jeweils mit Datum, Anzahl betroffener Dateien und den Empfänger-Adressen. Klicke auf einen Eintrag, um die im Bericht enthaltenen Dateien inklusive ihres Ablaufdatums einzusehen.
Übersicht
Impressum, Datenschutz, Nutzungsbedingungen und eigene Rechtstexte an einem Ort pflegen, veröffentlichen und als primäre Version festlegen.
Übersicht
Das Add-on zur zentralen Konfiguration aller Metadaten-Themen deiner Organisation: eigene Felder, Gruppen, Pflichtfelder, Import-Formate und mehr.