Freigabe über VisitorHub verteilen
So bindest du Präsentationen und andere Freigaben an VisitorHub-Benutzer und -Gruppen.
Damit Gäste Inhalte sehen, reicht ein Portal und ein Benutzerkonto nicht. Die Freigabe muss zusätzlich an konkrete Benutzer und/oder Gruppen dieses Portals verteilt werden.
Zugriffslevel VisitorHub
Beim Teilen (z. B. einer Präsentation aus dem Presentation Studio) legst du den Zugriffslevel fest:
- Öffentlich – jede Person mit dem Link
- Passwortgeschützt – ein gemeinsames Passwort
- VisitorHub – nur angemeldete Personen des gewählten Portals, die in der Verteilung stehen
Verteilen-Dialog, Reiter VisitorHub
Über Verteilen (an der Freigabe) öffnest du den Dialog und wählst den Reiter VisitorHub:
Wähle das VisitorHub-Portal, an das die Freigabe gebunden werden soll.
Öffne die Abschnitte Benutzer und/oder Gruppen.
Markiere die gewünschten Empfänger. Benutzer kannst du per E-Mail suchen und seitenweise blättern.
Bestätige die Verteilung. Mindestens ein Benutzer oder eine Gruppe muss ausgewählt sein.
Fehlt noch ein Portal oder eine Gruppe, kannst du aus dem Dialog heraus die VisitorHub-Verwaltung in einem neuen Tab öffnen und sie dort anlegen.
Geteilte Inhalte im Portal
Im Reiter Geteilte Inhalte des Portals siehst du eine Übersicht der Freigaben, die aktuell über dieses Portal zugänglich sind. So erkennst du schnell, was an dieses Portal „hängt“.
Wichtige Regeln
Sobald eine Freigabe an VisitorHub-Empfänger verteilt ist, kannst du den Zugriffslevel nicht direkt wieder auf Öffentlich oder Passwort umstellen. Entferne zuerst die Verteilung.
Ein angemeldeter VisitorHub-Nutzer ohne passende Verteilung sieht ein leeres Portal – er ist eingeloggt, hat aber keine freigegebenen Inhalte. Prüfe in dem Fall Benutzer, Gruppenmitgliedschaft (inkl. E-Mail-Regeln) und die Verteilung der Freigabe.
Premium und Weiterteilen
Benutzer mit Rolle Premium (oder Mitglieder einer Gruppe mit Mitglieder-Rolle Premium) können – wenn in den erweiterten Einstellungen der Präsentation erlaubt – aus der freigegebenen Präsentation eigene Freigaben erstellen. Das steuerst du pro Präsentation, nicht global im VisitorHub.
Typischer Presse-Workflow
- Portal „Presse Event XY“ anlegen
- Authentifizierung: Magic-Link + optional Einmal-Code
- Registrierung: manuelle Freigabe + Nutzungsbedingungen aus dem Legal Hub
- Gruppe „Akkreditierte Journalisten“ mit Domain-Regel
@verlag.deoder manuellem Import - Präsentation (Medienportal) an die Gruppe verteilen
- Link an die Redaktionen senden – Anmeldung siehe Anmeldung für Gäste